社員名簿は個人情報保護の観点からも厳重管理を。社員名簿の流用はコンプライアンス違反、違反実例からコンプライアンスを理解しましょう
社員名簿の重さ
個人情報保護法の違反を招いてしまう、コンプライアンス違反の実例として、社員名簿の流用が挙げられます。
相手がどれだけ仲の良い友人であろうと、流用(情報を開示する行為全般)する事はコンプライアンス上、認められていません。
もちろん、相手が自分の家族なら大丈夫というようなことではなく、相手が誰であっても社員名簿の開示は認められるものではありません。
これは、コンプライアンスに関することを理解していれば、当然分かることのできる実例ではないでしょうか。
社員名簿には、名前、住所、電話番号、生年月日などの個人情報が多数掲載されています。社員は、所属する企業が管理上必要であるからこそ、これらの個人情報を、企業に提供しているのです。
管理以外の意味での利用を認めてはいないはずです。
ですから、社員名簿の流用という実例は、明らかに個人情報保護法に違反した行為と言えるでしょう。
社員名簿は会社の財産
社員名簿は、誰の手にも渡してはいけません。
販売目的で渡すことはもちろん、学術的な研究のためであっても、全ての社員が譲渡や開示に同意していない状況では、コンプライアンス違反になります。
相手が誰であろうと、どんな理由があろうとも社員名簿を渡すという行為は、重大なコンプライアンス違反ですから、管理者は厳重な管理を行うことが求められます。
企業にとって、名簿というのは、顧客名簿も含めて極めて貴重な財産です。
会社に存在する有形資産(建物や車など)も会社の経営資源として重要ですが、社員名簿や顧客名簿と言うのは無形でありながらも経営活動においては非常に重要性の高い財産です。
業界によっては、顧客名簿を整理するために莫大な資金を投下しているわけですから、ビジネスにおいて個人情報と言うのは本当に価値あるものだという認識を改めて持つことが必要です。
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